Veuillez lire les clauses suivantes qui constituent votre contrat avec l’Institut Congolais pour la Conservation de la Nature (ICCN) et établissent votre accord avec nous.
VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT : L’ICCN (“l’Organisation », « nous », et « notre ») accepte les réservations sous réserve des conditions suivantes. Toutes les références dans les conditions générales qui suivent qui référencent le « séjour », la « réservation », le « contrat » ou l’« accord » signifient cette réservation sauf indication contraire. Veuillez noter que l’information dans les sections intitulées « A propos de Virunga », « Planifiez votre séjour » et « Page d’informations » dans nos brochures ou dans ces sections ou autres sections comparables sur notre site internet forment aussi une partie de votre contrat avec l’Organisation. Les références dans ces conditions á ces sections comprennent les sections ou informations comparables sur notre site internet.
Le contrat est entre l’Organisation et le client (intitulé « le client » et « vous » dans ces conditions générales), étant toute personne qui voyage ou prévoit voyager á une destination dans le Parc National des Virunga qui est ouverte aux visiteurs ; y compris quelconque personne qui est ajoutée ou remplacée á la réservation après la création de celle-ci. Nous acceptons conjointement que la Loi Congolaise (et aucune autre) s’appliquera á votre contrat et tout litige, réclamation ou autre différend qui pourrait survenir y sera soumis (sauf dans les cas indiqués ci-dessous). Nous acceptons aussi conjointement que tout litige, réclamation ou autre différend (que ceux-ci comprennent des cas de dommage personnels ou pas) qui surviendrait entre nous doit être traité exclusivement par les Tribunaux d’Angleterre, du Pays de Galle, d’Écosse et d’Irlande du Nord. Aucun employé de l’Organisation sauf un Directeur n’a l’autorisation pour varier ou omettre ces conditions. Aucune promesse de remboursement ou de réduction ne sera contraignante sauf si confirmée par nous par écrit.
Les clients qui réservent sur le site internet du Parc National des Virunga, dans un bureau de vente du Parc National des Virunga ou via une agence de voyage seront réputés d’avoir consentis aux quatre conditions suivantes :
Une réservation est acceptée et devient définitive seulement á partir de la date á laquelle l’Organisation envoie un devis de confirmation au client qui effectue la réservation ou leur agence de voyage. C’est à ce point que le contrat entre l’organisation et le client est conclu. Pour les réservations effectuées sur le site internet de l’Organisation, tout accusé de réception de votre demande de réservation qui vous est envoyé précédant le devis n’est pas une confirmation de réservation. Avant que votre réservation ne soit confirmée et qu’un contrat soit en place, l’Organisation réserve le droit d’augmenter ou de réduire le prix du forfait. L’Organisation réserve le droit de refuser les réservations à sa discrétion. Si vous réservez à travers notre site internet, nous communiquerons avec vous par courrier électronique. Vous devrez par conséquent vérifier la boite de courrier électronique sur laquelle la réservation a été créée régulièrement. Nous vous contacterons aussi par courrier et/ou téléphone si nous ne pouvons pas, pour des raisons quelconques, vous contacter par courrier électronique. Il se pourrait que certains documents aient besoin s’être envoyés par courrier. Les références dans ces conditions à « envoyer » et « par écrit » ou similaires comprennent les communications par courrier électronique. Vous devrez nous contacter par courrier électronique si vous avez besoin de communiquer avec nous pour toutes raisons mentionnées dans ces conditions de réservations (par exemple, pour faire une demande de changement sur votre réservation).
Le solde total de votre forfait, y compris surcharges quelconques, doit être payer à l’Organisation 30 jours avant le début de votre séjour au plus tard. Pour certains forfaits, le solde complet devra être payé plus tôt et vous serez informé si ceci est le cas pour votre réservation.
Dans les cas de paiements non reçus par la date d’échéance, l’Organisation réserve le droit de traiter ces réservations comme annulées par le client et d’appliquer les frais d’annulation. L’argent payé aux agents agissant au nom de l’Organisation pour les forfaits opérés par l’Organisation sont retenus pour le client jusqu’à ce que le client reçoive une confirmation écrite d’acceptation de la réservation. Par la suite, cet argent et tous autres paiements sont tenus par l’agent au nom de l’Organisation. Si une réservation est faite dans le mois précédant le départ du forfait, le solde total devra être payé quand la demande de réservation est effectuée.
Tous changements sont sous réserve de disponibilité. Veuillez noter que les changements peuvent entraîner des frais administratifs supplémentaires.
Si le client souhaite annuler sa réservation suivant sa confirmation, les pénalités d’annulation suivantes sont applicables :
Il est fortement conseillé de prendre une assurance de voyage complète qui couvre, sous certaines circonstances, contre les pertes d’acompte ou de frais d’annulation. En fonction de la raison pour l’annulation du séjour, vous aurez peut-être la possibilité de réclamer les frais d’annulation (moins les frais d’excédents applicables) sous les conditions de votre assurance. Toute réclamation de ce genre devra être faire par le client a la compagnie d’assurance directement. Dans le cas d’une annulation de réservation ou les frais d’annulation du client sont en excès de la somme déjà payée à l’Organisation au moment de l’annulation, le client ne pourra pas transférer ou ajouter ces frais sur une autre réservation ou utiliser les frais déjà payés envers la réservation annulée comme paiement pour une autre réservation. L’annulation partielle d’une réservation pourrait mener a des frais additionnels payable par les clients restants.
Si le client a une réclamation concernant une partie quelconque de leur séjour, le client devra en informer le représentant de l’Organisation immédiatement. C’est seulement dans les cas ou l’Organisation et le fournisseur concerné sont au courant des problèmes qu’il y aura l’opportunité d’y remédier. Si le client n’informe pas l’Organisation de sa réclamation sur le champ, il se pourrait que la possibilité de réclamer une compensation, si applicable, de la part de l’Organisation sera invalidée ou au moins réduite. Si la réclamation du client ne peut pas être résolue pendant la durée du séjour, ils doivent notifier l’Organisation dans les 28 jours suivant la fin de leur forfait.
Les clients sont seuls responsables pour organiser, et doivent être en possession d’un passeport valide aux normes requises et de tout visas et certificats de vaccination requis pour la durée du séjour. L’information donnée concernant ces matières ou articles connexes (climat, vêtements, bagages, etc.) est donnée de bonne foi mais sans responsabilité par l’Organisation. Nous regrettons ne pas pouvoir accepter de responsabilité si l’entrée dans un pays quelconque ou l’embarquement sur un transport quelconque en raison de défaillance de votre part d’avoir tous les documents requis. Si l’Organisation reçoit des amendes, surcharges ou autre pénalité financière a cause d’un manque de documents de votre part, vous serez responsable pour le remboursement de celles-ci auprès de l’Organisation.
Les clients sont entièrement responsables pour l’obtention d’assurance de voyage personnelle suffisante. L’assurance de voyage est obligatoire pour tous clients pendant la durée des forfaits organisés par l’Organisation. Les clients, ainsi que leurs biens personnels, y compris les bagages, sont à tout moment à leurs propres risques. Une protection minimale de $100 000 pour l’évacuation médicale d’urgence, ainsi que $100 000 de frais médicaux est obligatoire. Les clients sont entièrement responsables pour l’obtention de leur assurance et de s’assurer qu’ils sont en possession d’assurance de voyage privée pour la durée de leur séjour a l’égard de frais médicaux, blessures, mort, rapatriement, annulation et réduction du séjour, avec des bénéfices adéquats. Les clients sont responsables pour vérifier que leur police d’assurance ne contient pas de clauses d’exclusion limitant leur couverture pour les types d’activités comprises dans leur forfait. Que les clients choisissent d’obtenir leur assurance a travers une agence de voyage ou personnellement, les clients se doivent de s’assurer que la couverture est adéquate. Si ce n’est pas le cas, ils sont responsables pour arranger une police d’assurance supplémentaire.
L’Organisation détient une assurance limitée. Le client reconnait et accepte le fait qu’il se peut qu’aucune police n’existe couvrant la responsabilité de l’Organisation envers ses clients pour la mort, les blessures, ou la perte ou l’endommagement d’effets personnels survenant dans le monde entier. Le client reconnait aussi spécifiquement que concernant la police de couverture d’accidents aux passagers, cette couverture pourrait être très limitée ou totalement inexistante. Le client reconnait que l’Organisation a pris des démarches raisonnables pour la protection de sa responsabilité. Bien que l’Organisation détiennent des assurances diverses, cette clause maintient que le client doit assumer qu’il/elle n’est pas couvert par les polices d’assurance de l’Organisation, y compris toute assurance responsabilité, pour la mort, les blessures, l’endommagement ou toute autre perte.
Les clients acceptent l’autorité et les décisions des membres du personnel de l’Organisation, des guides et des agents pendant la durée des forfaits de l’Organisation. Si ces personnes ou autres personnes en position d’autorité (par exemple, les managers de lodges ou accompagnateurs) sont d’avis que la santé, la condition physique ou le comportement d’un client a n’importe quel moment avant ou pendant le forfait met en danger ou apparaît mettre en danger la santé ou le bien-être du client ou quelconque tierce partie (y compris les autres clients de l’Organisation) ou le déroulement confortable, agréable et sécure du forfait, le client pourra être exclu d’une partie ou de la totalité du forfait restant sans remboursement ou récompense. Dans le cas de l’exclusion d’un client, l’Organisation n’aura plus de responsabilité envers eux (y compris concernant les dispositions de voyage du retour) et ne prendra en charge aucune dépense ou frais encourus a cause de l’exclusion. Dans le cas de maladie, l’Organisation pourra mettre en place les arrangements que nous considérons nécessaires et en recouvrir les frais encourus auprès du client. Si un client commet un acte illégal (y compris, par exemple, causer des dégâts ou ne pas suivre les consignes sécuritaires), le client pourrait être exclu du forfait et l’Organisation n’aurait plus de responsabilité envers eux, tel que décrit ci-dessus. Aucun remboursement ne sera versé pour les prestations inutilisées. Quand vous réservez avec nous, vous acceptez la responsabilité pour tout dégâts et/ou pertes causés par vous-même ou les membres de votre groupe. Le plein paiement pour ces dégâts et/ou pertes (faisant l’objet d’une estimation raisonnable si non précisément connus) devra être fait directement au propriétaire de l’hébergement, au manager, au fournisseur concerné ou à l’Organisation aussitôt que possible. Si les coûts des dégâts et/ou pertes excèdent la somme payée dans le cas d’une estimation, vous devrez payer la différence une fois connue. Si les coûts actuels sont plus bas que la somme payée, vous serez remboursés. Vous serez aussi responsable de toutes réclamations ultérieures (y compris les frais juridiques) effectuées contre nous en raison de vos actions ainsi que de tous les coûts engagés dans le cadre de toute réclamation contre vous. Veuillez vous assurer d’avoir une assurance de voyage couvrant cette éventualité si cette situation venait á être. Si vous avez une condition médicale ou invalidité qui pourrait affecter votre participation pendant le forfait ou le déroulement du forfait pour les autres participants ou avez des exigences particulières dû à une condition médicale ou invalidité (y compris celle qui pourraient affecter le processus de réservation), veuillez nous laisser savoir avant de confirmer de sorte que nous puissions vous assister à évaluer la pertinence du forfait proposé et/ou à compléter la réservation. En touts cas, veuillez partager avec nous tous détails pertinents au moment de la création de la réservation ainsi que si votre condition médicale ou invalidité change. Vous devez aussi nous informer si une condition médicale ou invalidité qui pourrait affecter votre participation pendant le forfait ou le déroulement du forfait pour les autres participants vous affecte ou affecte un des membres de votre groupe entre le moment où vous confirmez votre réservation et votre arrivée aux Virunga.
L’Organisation réserve le droit de modifier le prix de tout forfait et d’envoyer une facture modifiée. Tout changement de prix sera normalement avisé au moins 4 semaines avant le départ du forfait.
Bien que l’Organisation fasse de son tout pour assurer que tout forfait se déroule tel que publié, elle réserve le droit de changer et corriger les erreurs concernant les hébergements, services, prix ou itinéraires décrits dans les brochures et/ou sur notre site internet a qu’importe moment avant ou après que votre réservation soit confirmée. La majorité des changements sont mineurs. Occasionnellement, nous devrons faire des changements considérables. Si un changement considérable doit être effectué, l’Organisation en informera le client aussitôt que possible, s’il y en a le temps avant le départ du forfait. Un changement considérable est une modification effectuée avant votre départ et qui peut, sous attente raisonnable, avoir un impact majeur sur votre forfait. Dans le cas où un client est avisé d’un changement considérable avant le départ, ils auront le choix d’accepter les nouveaux arrangements (avec coûts supplémentaires si applicables), d’acheter un nouveau forfait a l’Organisation (payant ou recevant un remboursement s’il y a une différence de prix) ou d’annuler le forfait et de recevoir un remboursement complet de tout argent payé a l’Organisation. Aucune compensation ne sera payable et les choix décrits ci-dessus ne seront pas disponible dans les cas d’un changement mineur. Nous regrettons ne pas pouvoir couvrir les frais de vaccins, visas ou autres dépenses similaires dans les cas de changement ou d’annulation de la part de l’Organisation. Également, puisque nous avisons de seulement réserver des correspondances et autres modalités (par exemple, l’hébergement précédant ou suivant votre forfait) flexibles qui peuvent être annulées ou changées libres de frais supplémentaires, nous ne pouvons pas payer les frais d’annulation, de modification ou autres frais auxquels vous êtes soumis si vous changez ou annulez votre transport ou vos modalités a cause d’un changement de forfait. Dans des cas très rares, nous pourrions être forcés de changer ou d’annuler votre forfait à cause de « Force Majeure) (Clause 13) après le début de votre forfait mais avant la date de départ du Parc prévue. Cette situation est très peu probable mais si elle venait à survenir, nous regrettons que nous puissions seulement rembourser l’hébergement et les extras – nous ne pouvons pas rembourser les visas ou le transport au ou à partir du pays.
Sauf dans les cas expressément décrits dans ces conditions, nous ne pouvons regrettablement pas accepter la responsabilité ou vous indemniser dans les cas ou le rendement ou rendement immédiat de nos obligations sous les termes de notre contrat avec vous est empêché ou affecté ou si vous souffrez de blessures, de pertes ou de frais de nature quelconque dû à un cas de « force majeure ». Dans ces conditions, un cas de « force majeure » décrit tout évènement que nous et/ou le(s) prestataire(s) des services en question n’aurions pas pu, en dépit de toute diligence requise, entrevoir ou éviter. Ces évènements peuvent inclure la menace de guerre ou guerre actuelle, les émeutes, les conflits civils, les activités terroristes, les disputes industrielles, les désastres naturels ou nucléaires, les intempéries, les maladies et pandémies, les incendies et tous autres événements similaires hors de notre contrôle.
Les réservations des clients sont acceptées sous l’accord qu’ils/elles apprécient les risques possibles inhérents au voyage d’aventure et qu’ils entreprennent les forfaits, treks et expéditions présentés dans nos brochures et/ou site internet de leur plein gré. A cause des différences politiques et culturelles, ainsi que des conditions physiques qui sont généralement plus difficiles, le voyage dans la République Démocratique du Congo comprend des risques que l’on n’expérience souvent pas dans nos vies régulières. De plus, le Parc National des Virunga se trouve dans une région qui est souvent troublée par l’instabilité et les troubles. L’Organisation et les tours opérateurs avec qui elle travaille placent beaucoup d’importance sur le bien être des clients. Il est toutefois important que les clients comprennent qu’ils sont responsables pour s’informer (a travers les conseils de voyage de Départements d’État, Offices de Tourisme Gouvernementales et autres points d’information) des risques encourus, et sont responsables pour prendre leurs décisions par conséquent. Aucun remboursement ne sera émis pour les services non utilisés qui sont compris dans le prix du forfait. L’Organisation ne sera pas responsable pour les retards, déviations ou omissions pendant un forfait quelconque qui serait causés par des circonstances hors de son contrôle, ni des conséquences directes ou indirectes que ces changements pourraient causer. L’Organisation ne sera par responsable pour l’indemnisation des clients pour les dépenses associées à leur réservation. Les obligations contractuelles de l’Organisation consistent d’utiliser nos compétences et soins raisonnables pour sélectionner les prestataires et autres tiers partis qui fourniront ou organiseront les services qui constitueront votre forfait. Nous n’avons aucune responsabilité pour les services du forfait ou pour les autres services fournis ou organisés par les prestataires ou les tiers partis, pour les actes ou omissions de la part des prestataires ou les tiers partis ou pour quelconques employés, agents, fournisseur ou sous-traitants ou autres personne(s) connectés d’une manière quelconque aux services du forfait. Veuillez noter que la responsabilité pour démontrer qu’un manque de compétences et/ou soins raisonnables ont été utilisés est la votre si vous souhaitez faire une réclamation. Les services dont votre forfait est composé sont sujets aux termes et conditions des prestataires et/ou tiers partis concernés. L’Organisation n’accepte aucune responsabilité pour toute action ou activité entreprise par le(s) client(s) qui ont été organisée indépendamment de l’Organisation pendant leur forfait. Sans aucune limitation, l’Organisation ne sera pas responsable pour les blessures, morts, pertes (par exemple perte de plaisir), dommages, frais, et toute autre somme financières ou réclamation de description quelconque qui sont le résultat des circonstances suivantes : -les actes et/ou omissions de(s) client(s) affectés ou les membres quelconques de leur groupe ou les actes et/ou omissions d’un tiers parti non connecté avec la fourniture de votre forfait et qui étaient imprévisibles, inévitables ou force majeure (voir clause 13). Sans égard à toute formulation utilisée par nous-mêmes sur notre site internet, nos matériaux promotionnels ou autre part, nous ne promettons que d’utiliser nos compétences et soins raisonnables pour sélectionner les prestataires et autres tiers partis qui fourniront ou organiseront les services qui constitueront votre forfait tel que décrit et nous n’avons pas de responsabilité plus importante ou différente envers vous. Sans préjudice a la clause 1, si une autre loi quelconque aux lois d’Angleterre s’applique à votre contrat avec nous ou a une réclamation que vous faites, l’Organisation a le droit de s’appuyer et de bénéficier de toutes limitations et exclusions de responsabilités en accordance avec la loi applicable dans toute la mesure permise comme si ces limitations et exclusions étaient écrites dans ces conditions et font expressément partie du contrat du client avec l’Organisation. Veuillez prendre compte que les standards de ; par exemple ; sécurité, d’hygiène et de qualité peuvent varier par destination, service et transport compris dans votre forfait et pourraient être différents ou plus bas que ceux qui sont applicable dans votre pays d’origine. Si les services visés par une plainte ou réclamation respectent les lois et régulations applicables locales au moment de la provision de ces services, les services seront traités comme correctement fournis ; sans égard à s’ils correspondent aux et respectent les lois et régulations de votre pays d’origine. Les clients sont responsables à tous moments pour leur effets personnels et pour s’assurer de leur sécurité. L’Organisation n’est pas responsable pour les effets personnels perdus, endommagés ou volés et les clients sont responsables pour s’assurer qu’ils ont une couverture d’assurance les protégeant contre ces faits. Pour toutes réclamations n’impliquant pas la mort, les blessures ou les effets personnels, si nous sommes trouvés responsables envers vous sur n’importe quel fondement, la somme maximale que nous paieront sera le double du prix de votre forfait (excluant les primes d’assurances et les frais de modification) payé par ou au nom des personnes affectées au Parc National des Virunga sauf si une limite plus basse est applicable à votre réclamation. Cette somme maximale sera seulement applicable dans les cas ou tout le forfait s’est mal déroulé et vous n’avez reçu aucun bénéfice du tout pendant votre forfait et que vous avez prouvé un échec de notre part d’utiliser nos compétences et soins raisonnables pour sélectionner les prestataires et autres tiers partis qui fourniront ou organiseront les services qui constitueront votre forfait. Nous ne pouvons pas être tenus responsables pour les dommages, pertes, frais supplémentaires ou autres sommes monétaires de description quelconques que, basé sur l’information que vous avez partagée avec nous concernant votre réservation avant que nous ne l’acceptions, nous n’aurions pas pu prévoir que vous souffririez ou éprouveriez si nous rompons notre contrat avec vous. Dans les cas ou une réclamation ou une part de la réclamation (y compris celles concernant les blessures et la mort) concerne ou est basée sur les dispositions de voyage (y compris l’acte de grimper dans ou descendre du mode de transport concerné) fourni par un transporteur aérien, nautique, routier ou ferroviaire ou pour les séjours dans les hôtels, la somme maximale de compensation que nous devrons vous payer si nous sommes trouvés responsables pour n’importe quelle raison sera limitée. Le maximum que nous aurons à vous payer pour cette réclamation ou cette part de la réclamation si nous sommes trouvés responsables pour n’importe quelle raison sera le maximum que le transporteur ou l’hôtelier concerné devrait payer sous la convention ou régulation internationale qui s’applique aux dispositions de voyage ou de séjours d’Hôtels en question quand la réclamation est faite contre celle-ci (par exemple, la Convention de Varsovie 1929 originelle ou modifiée et la Convention de Montréal 1999 pour le voyage aérien international et/ou pour les compagnies aériennes avec un permis d’exploitation accorde par un pays de l’UE, la Régulation CE sur la Responsabilité des Transporteurs Aériens N0889/2002 pour les voyages nationaux et internationaux par voie aérienne, la Convention d’Athènes 1974 pour les voyages maritimes internationaux et la Convention de Berne concernant les voyages internationaux ferroviaires 1961 (COTIF) tel que modifiée pour les voyages internationaux ferroviaires). Veuillez noter : dans les cas ou un transporteur ou hôtelier n’aurait pas à faire un paiement envers vous selon les conventions et régulations internationales applicables concernant une réclamation ou une partie de réclamation, nous ne serons pas obligés non plus d’effectuer un paiement pour cette réclamation ou cette part de la réclamation. Quand nous effectuons un paiement, nous sommes intitulés à soustraire la somme que vous avez reçus ou que vous êtes en droit de recevoir du transporteur ou l’hôtelier pour la plainte ou réclamation en question. Des copies des conventions et régulations internationales en question sont disponible sur demande.
Les compagnies aériennes internationales sont soumises aux conventions internationales limitant leur responsabilité. Les limitations de responsabilité sont décrites sur le dos des billets d’avions et font partie des conditions de tout contrats avec le client
Nous soulignons l’importance de faire votre réservation aussitôt que possible avant le départ du forfait du au fait que nous opérons des groupes de petite taille. Pour les réservations faites dans les 30 jours précédant le départ du forfait, le contrat entre l’Organisation et le client est conclu une fois que le paiement complet est effectué et reçu par le Park National des Virunga
L’information comprise dans nos brochures, sur notre site internet et dans nos autres matériaux publicitaire est, au meilleur de notre connaissance, correct au moment de sa publication. Toutefois, les erreurs sont occasionnellement possibles et l’information peut par la suite changer. Veuillez par conséquent vérifier tous les détails (y compris le prix) avec nous ou votre agence de voyage au moment de créer votre réservation.
DATE DE PUBLICATION : AVRIL 2011 Institut Congolais pour la Conservation de la Nature (ICCN) Siege Statutaire : P.O. BOX 868 13, Avenue Papa Iléo Kinshasa-Gombe République Démocratique du Congo
RENONCIATION EXPRESS AU DROIT DE DEMANDER DES DOMMAGES-INTÉRÊTS CONSÉCUTIFS, PUNITIFS OU EXEMPLAIRES
Sans aucun égard à la situation ou des circonstances ayant donné lieu a votre réclamation, vous renoncez le droit de demander des dommages-intérêts consécutifs, punitifs ou exemplaires contre l’Organisation, ses propriétaires, ses officiers, ses directeurs, ses agents, ses sous-traitants et ses employés pour n’importe laquelle raison.
